El papel de las metas intermedias en EBM
Las metas intermedias son el elemento de planificación intermedio entre el trabajo diario y la estrategia de la organización y de los productos.
A diferencia de las metas estratégicas, más inciertas y aspiracionales, las metas intermedias suelen ser difíciles de conseguir pero se tienen nociones de cómo planificar su consecución, aunque sea inicialmente.
Las metas intermedias sirven para validar si vamos por el camino correcto hacia la meta estratégica. Tanto si hemos conseguido la meta como si no, lo que hemos aprendido en su realización nos puede permitir optimizar el resto del camino. E incluso puede que la meta se revele imposible o se encuentre otra mejor.
Las metas intermedias son metas y no los planes para llegar a ellas, p.e.:
- Una meta intermedia es incrementar la frecuencia de asistencia respecto al mes anterior de los usuarios de GymTonic que usan GymAPP.
- El plan sería el trabajo necesario para llegar a esta meta, como las entrevistas a los usuarios, el diseño de las funcionalidades, su construcción y la medición de los resultados, junto con los Sprints que se estima que serán necesarios.
Además, las metas intermedias suelen estar en el espacio de la innovación, que en EBM se representa por las métricas del valor potencial (UV, o Unrealized Value en la nomenclatura original de EBM).
En cualquier caso, si queremos que las metas intermedias nos guíen hacia metas estratégicas, deben hablar de resultados para usuarios (outcomes) o para la organización (impacts).
Las metas intermedias como palanca para agilizar las organizaciones
Mi experiencia me dice que introducir Scrum directamente a la gestión de las iniciativas tiene un efecto limitado en la agilidad organizativa. Si bien puede ayudar a mejorar el valor generado por las iniciativas y sus productos software, suele añadir poca capacidad de innovación al negocio.
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El motivo es que los directivos definen la estrategia y prescriben las soluciones a medio y largo plazo para los problemas que ellos diagnostican (a menudo sin contar con evidencias), mientras que los equipos tienen limitado su margen de acción a ejecutar estas soluciones.
Sin embargo, si le hablamos a la Dirección de EBM y de las metas estratégicas e intermedias, podemos atraer más su atención hacia conceptos de la agilidad que se alinean con sus conocimientos y necesidades.
Las metas estratégicas e intermedias permiten a la Dirección delegar la exploración y ejecución de las soluciones a los objetivos de la estrategia. En el capítulo 13 veremos como realizar esto mediante el sistema de Objectives and Key Results (OKR).
Por ello, las metas estratégicas permiten que tanto la Dirección como los equipos de trabajo compartan la estrategia y puedan tomar decisiones conjuntamente basados en la transparencia de los resultados frecuentes con un enfoque empírico.
Aunque EBM no prescribe el tamaño de las metas, un ritmo familiar para el negocio puede ser:
- Metas estratégicas en un plazo igual o menor a un año, especialmente en aquellas que conservan la cadencia anual de presupuestación.
- Metas intermedias trimestrales, que permiten definir iniciativas con un nivel de incertidumbre limitado, y tomar acciones correctivas durante o al final del trimestre.
El impacto de las metas intermedias en equipos y stakeholders
Hace un momento he comentado que las metas estratégicas e intermedias ayudan a la Dirección a delegar a los equipos.
Pues las metas estratégicas e intermedias también ayudan a los equipos:
- Les permiten conocer los objetivos del negocio y las metas a conseguir, por lo que toman mejores decisiones y aumentan su foco.
- Y además aumenta su motivación e implicación: los Sprints ya no son una rueda de hámster, en la que cada Sprint planning se trata de rellenar cuantas historias de usuario se pueden hacer. Los Developers colaboran en planificar como llegar a las Metas de Producto y de Sprint.
- Incluso en el Daily Scrum, teniendo en mente las Metas de Producto y de Sprint, los Developers se sienten menos productores de código y más solucionadores de problemas del usuario.
Las Metas Intermedias en Scrum
La Guía Scrum 2020 dice que la Meta de Producto es un estado futuro del producto que puede servir al Equipo Scrum para planificar el trabajo, y que los ítems del Backlog de Producto deberían ser principalmente destinados a cumplir esta Meta de Producto.
Aunque EBM no está ligado a Scrum, las Metas Intermedias se parecen mucho a las Metas de Producto, por ello suelen ir de la mano:
- Aportan un valor concreto al producto.
- Se usan para planificar el trabajo.
- Se subdividen en metas tácticas, parecidas a las Metas del Sprint.
En el Sprint Review, se evalúa el resultado de la Meta del Sprint y se revisan los siguientes pasos para alcanzar la meta de Producto. De nuevo, esto se parece mucho al papel de las metas tácticas como hito hacia las metas intermedias.
La Sprint Review se trata más de optimizar la ruta hacia la Meta de Producto que de revisar con detalle el producto entregado.
Ejemplo de metas intermedias en GymTonic
En el capítulo anterior hablamos de la creación y ejecución de la estrategia siguiendo el caso de estudio de GymTonic.
La meta estratégica es que los clientes vayan un 50% de sus días disponibles al gimnasio.
Planteamos una meta intermedia que diga que los usuarios aumentan su frecuencia media de asistencia al gimnasio respecto al mes anterior. Esto nos debería ayudar a ver si nuestro trabajo nos está ayudando a avanzar hacia la meta estratégica.
A partir de aquí, p.e. mediante un mapa de impacto, podemos ver posibles maneras de aumentar la frecuencia de asistencia usando GymAPP, p.e.
- Los usuarios de la APP la abren 1 vez a la semana
- Usuarios marcan sus clases favoritas
- Usuarios comparten sus clases favoritas
Si escogemos el primer impacto, podemos definir que funcionalidades podemos añadir a GymAPP para causar este impacto. P.e.
- Alerta de clase favorita
- Alerta de amigo que va a GymTonic
- Análisis de horas donde abren la APP
Este ejemplo nos da una pista de cómo la Metas de Producto y Sprint ayudan al equipo a identificar y realizar mejor las funcionalidades de GymAPP, y también de cómo las Sprint Reviews se pueden convertir en reuniones más colaborativas y donde todos los participantes estén más alineados.
¿Qué has aprendido en este capítulo?
En este capítulo hemos visto el impacto de las metas intermedias para agilizar a las organizaciones hacia la centralidad en usuario y la generación de valor:
- Cómo ayudan a delegar a los directivos.
- Cómo alinean a los equipos en el trabajo diario y les dan motivación.
- Cómo ayudan a tomar decisiones con contexto.
- Cómo se alinean con las Metas de Producto en Scrum.
Capítulos disponibles
- ¿Qué es EBM? | En Blog | En Video
- El modelo lógico de proyecto | En Blog | En Video
- Metas estratégicas | En Blog | En Video
- Estrategia en GymTonic (💎) | En Blog | En video
- Metas intermedias | En Blog | En video
- Metas tácticas | En breve...
- Ejemplo de metas en GymTonic (💎) | En breve...
- Métricas: A2I - Ability to Innovate | En breve...
- Métricas: T2M - Time to Market | En breve...
- Métricas: CV - Current Value | En breve...
- Métricas: UV - Unrealized Value | En breve...
- Ejemplo de métricas en GymTonic (💎) | En breve...
- Conclusiones y siguientes pasos (💎) | En breve...
(💎) Capítulos para alumnos del curso Professional Agile Leadership - Evidence-Based Management de Scrum.org o los que compren este videocurso.