Ejemplos prácticos para crear una Definición de Terminado genial

La Definición de Terminado (DoD, por sus siglas en inglés) es un entendimiento compartido dentro del equipo Scrum sobre lo que se necesita para que un Incremento de Producto sea lanzable. Define el conjunto mínimo de criterios o requisitos que un incremento de producto debe cumplir para considerarse completo y listo para ser lanzado, siendo es una parte crucial del marco de trabajo Scrum, ya que proporciona una descripción clara y concisa de lo que se espera que el equipo Scrum entregue al final de cada Sprint. 

La DoD proporciona transparencia y previsibilidad para el equipo Scrum y las partes interesadas sobre el trabajo que se debe realizar en cada Sprint. Asegura que el Incremento de Producto sea de calidad acordada, cumpla con la meta del sprint y esté alineado con los objetivos de la organización. La DoD ayuda al equipo Scrum a trabajar hacia un objetivo común y proporciona una clara definición de lo que constituye un incremento "Terminado".

La DoD no es un documento estático, es un acuerdo vivo que se revisa y actualiza a lo largo del proyecto. El equipo Scrum debe evaluar y refinar continuamente la DoD en función de los comentarios y los cambios en el alcance y los requisitos del proyecto. La DoD es un acuerdo entre el Equipo de Desarrollo, el Propietario del Producto y otros interesados en el proyecto, que describe las características, la funcionalidad, el rendimiento y otros requisitos que deben cumplirse antes de que se considere que un elemento del Backlog del Producto está "Terminado". Los criterios de la DoD pueden variar según el conetxto y las necesidades específicas del equipo Scrum.

La DoD se revisa y se actualiza regularmente durante el proceso de desarrollo, lo que permite al equipo Scrum mejorar continuamente y adaptarse a las necesidades cambiantes del proyecto. 

Al iniciar la utilización de Definition of Done (DoD), un equipo Scrum puede enfrentar varias dificultades. Una de las más comunes es la falta de claridad, ya que si la DoD no está claramente definida, los miembros del equipo pueden tener diferentes interpretaciones de lo que se espera de ellos. Esto puede llevar a confusión y malentendidos dentro del equipo.

Otra dificultad que el equipo Scrum podría enfrentar es la resistencia al cambio. Si el equipo ha estado trabajando sin una DoD clara, algunos miembros del equipo pueden sentir que están siendo microgestionados o que la DoD es demasiado restrictiva.

También puede ser difícil establecer criterios específicos para la DoD. Por ejemplo, definir exactamente lo que significa "funcionalidad completa" puede resultar complicado. Si los criterios no se establecen correctamente, puede ser difícil determinar si un elemento del Backlog del Producto está "Terminado".

La comunicación es clave para el éxito de la DoD, por lo que una mala comunicación puede ser otra dificultad. La DoD debe ser comunicada claramente a todos los miembros del equipo Scrum y a los interesados en el proyecto. Si la comunicación no es clara o si los miembros del equipo no están involucrados en la definición de la DoD, puede haber malentendidos y confusiones.

Una estructura típica de DoD es una lista de chequeo con ítems como:

• Todo el código fuente esta completo y actualizado en el repositorio de control de versiones del equipo
• Se han escrito y aprobado pruebas unitarias para cada una de las funciones o características implementadas, y estas pruebas se han ejecutado satisfactoriamente.
• Se ha comprobado que no existen errores de integración.
• Se han llevado a cabo pruebas de aceptación con el cliente o usuario final
• Product Owner esta conforme con el incremento.
• La documentación esta completa y actualizada, incluyendo la documentación de usuario, la documentación de desarrollo y cualquier documentación de ciberseguridad necesaria.
• Se han implementado medidas de seguridad, incluyendo pero no limitado a, autenticación, autorización, cifrado, validación de datos y prevención de ataques conocidos
• Se ha verificado que se cumplen los estándares de ciberseguridad de la organización.
• El producto o funcionalidad implementada esta en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables en el país o provincia correspondiente.

No existe una receta específica en la manera como un equipo Scrum puede definir su DoD, sin embargo te brindo el paso a paso que me ha funcionado:

1. Definir el propósito de un DoD: Lo primero que podemos indagar como equipo es entender lo que queremos lograr con este compromiso, descubriendo los objetivos y criterios que deben cumplirse para considerar un elemento del Product Backlog como "Terminado". Esto puede incluir aspectos como la funcionalidad, la usabilidad, el rendimiento, la seguridad, la documentación, entre otros.

2. Involucrar a los interesados: Es importante que el equipo Scrum consulte con diferentes áreas de su organización, incluyendo a los clientes, usuarios y stakeholders, para determinar sus expectativas y requerimientos en relación a la calidad del trabajo.

3. Definir los criterios de aceptación: Una vez que se han definido los objetivos y criterios de calidad, el equipo Scrum debe definir los criterios de aceptación para cada elemento del Product Backlog. Esto implica establecer los requisitos específicos que deben cumplirse para considerar un elemento "Terminado" y listo para ser entregado.

4. Definir los criterios de prueba: Es importante definir los criterios de prueba para cada elemento del Product Backlog, que permitan verificar que se han cumplido los criterios de aceptación. Esto incluye establecer los casos de prueba y las pruebas de aceptación necesarias para confirmar que el elemento está listo para su entrega.

5. Explorar prácticas de colaboración: El equipo Scrum puede identificar prácticas que impulsen la inteligencia colectiva como: la revisión por pares, refactoring, red teaming, etc.

Acá te dejo algunos ejemplos de Definition of Done (DoD) para diferentes contextos y que te sirva de base:

DoD para un equipo Scrum cuyos incrementos estan relacionados con Campaña de marketing:

1. Diseño gráfico completo y aprobado para todos los materiales de la campaña, incluyendo banners publicitarios, correos electrónicos, publicaciones en redes sociales y otros activos de marketing.
2. Todos los textos deben haber sido revisados y aprobados por el equipo de marketing y cualquier parte interesada.
3. Todos los materiales de la campaña deben haber sido publicados en el sitio web de la empresa, y en cualquier otro canal o plataforma relevante, incluyendo redes sociales y correos electrónicos.
4. Todos los enlaces deben estar funcionando correctamente y se debe haber comprobado que se direcciona al usuario hacia la página correcta.
5. La campaña ha sido promovida y divulgada a través de la estrategia de SEO y SEA de la empresa.
6. Se ha creado un informe completo que incluye métricas como el alcance, la tasa de clics y el retorno de inversión de la campaña. Este informe ha sido compartido con los interesados y la gerencia.
7. La campaña ha sido archivada en la documentación de marketing de la empresa para futuras referencias y auditorías.

DoD para un equipo Scrum cuyos incrementos estan relacionados con Auditoría financiera y de procesos:

1. La auditoría financiera se ha completado según los plazos acordados y se han cumplido todos los procedimientos y normativas de la industria.
2. Los documentos financieros, incluyendo los estados financieros, los informes de impuestos y las declaraciones financieras relacionadas, han sido revisados, verificados y aprobados.
3. Los procesos de contabilidad y finanzas de la empresa han sido revisados y se ha verificado que cumplen con las normas contables y financieras adecuadas.
4. Los procesos operativos de la empresa se han revisado y se ha verificado que cumplen con los procedimientos y políticas internas establecidas.
5. Se han identificado y documentado las áreas de mejora y se ha establecido un plan de acción para corregir cualquier problema o deficiencia en los procesos.
6. Se ha generado un informe completo que incluye las conclusiones de la auditoría y las recomendaciones para mejorar los procesos de la empresa.
7. Se ha realizado una revisión final y se han documentado todas las conclusiones y recomendaciones.
8. El informe completo de la auditoría financiera y de procesos ha sido entregado a los interesados y la gerencia.

DoD para un equipo Scrum cuyos incrementos son panes baguettes:

1. Los ingredientes para hacer la masa se han medido y combinado en las proporciones correctas.
2. La masa se ha amasado adecuadamente hasta que tenga la textura adecuada y se ha permitido que repose el tiempo necesario para que se active la levadura.
3. La masa se ha moldeado y cortado en forma de baguette, de tamaño y forma uniformes.
4. Las baguettes se han dejado fermentar y se han cocido en un horno a la temperatura adecuada durante el tiempo necesario.
5. Las baguettes se han enfriado y se han empaquetado en bolsas de papel para su transporte y almacenamiento.
6. Se han verificado los estándares de calidad, incluyendo el sabor, la textura, la apariencia y la frescura del pan.
7. Se han documentado los procesos de elaboración del pan y se han archivado para futuras referencias y auditorías.

DoD para un equipo Scrum cuyos incrementos estan relacionados en la implementación de una mejora continua en un proceso de mecanizado de piezas industriales:

1. Se ha identificado el proceso de mecanizado específico que necesita mejoras y se ha establecido un objetivo de mejora claro y medible.
2. Se ha realizado un análisis de las causas raíz del problema o del área de mejora y se ha establecido un plan de acción para abordarlas.
3. Se ha mejorado el diseño y/o la configuración de la herramienta y el equipo de mecanizado, asegurando que estén en buenas condiciones y se han llevado a cabo las reparaciones necesarias.
4. Se ha establecido un plan de monitoreo del proceso de mecanizado para asegurar que se mantenga en el nivel de mejora establecido.
5. Se han definido y establecido los criterios de calidad y control de calidad para las piezas mecanizadas, y se ha establecido un plan de seguimiento y evaluación para asegurar que se cumplan los criterios de calidad.
6. Se ha documentado el proceso de mejora continua, incluyendo la planificación, la implementación y la evaluación del proceso de mejora, y se ha archivado para futuras referencias y auditorías.
7. Los trabajadores involucrados en el proceso han sido capacitados para la nueva forma de trabajar y se han asegurado de que se han adoptado las mejoras y se están siguiendo los nuevos procesos de trabajo.

Es relevante no confundir la definición de terminado con los criterios de aceptación. Te brindo par de ejemplos:

Imaginemos que un equipo Scrum está desarrollando una aplicación móvil de entregas a domicilio. Uno de los elementos del Product Backlog es la funcionalidad de pago en línea.

La DoD para la funcionalidad de pago en línea podría incluir los siguientes criterios generales:

• El proceso de pago se realiza sin errores.
• La información de pago del usuario se almacena de forma segura en la base de datos de la aplicación.
• Se genera un comprobante de pago que el usuario puede descargar o recibir por correo electrónico.

Por otro lado, un criterio de aceptación específico para la funcionalidad de pago en línea podría ser:

• El usuario puede utilizar una tarjeta de crédito o débito para realizar el pago en línea.
• El proceso de pago no tarda más de 30 segundos en completarse.
• Se envía un correo electrónico de confirmación de pago al usuario después de la transacción.

En este ejemplo, la DoD establece los criterios generales que deben cumplirse para considerar que la funcionalidad de pago en línea está completa y lista para su entrega. Por otro lado, el criterio de aceptación es un requisito específico que debe cumplirse para que el Product Owner y el cliente acepten la funcionalidad.

Imaginemos que un equipo Scrum está desarrollando un sitio web de comercio electrónico para una tienda en línea. Uno de los elementos del Product Backlog es la página de inicio del sitio.

La DoD para la página de inicio podría incluir los siguientes criterios generales:

• La página de inicio se carga en menos de 3 segundos.
• La página de inicio es compatible con los principales navegadores y dispositivos móviles.
• La página de inicio tiene un diseño atractivo y coherente con la marca de la tienda.
• La página de inicio contiene un carrusel de imágenes que muestra productos destacados.
• La página de inicio está conectada a la base de datos de la tienda y muestra productos actualizados en tiempo real.

Por otro lado, los criterios de aceptación específicos para la página de inicio podrían incluir:

• El carrusel de imágenes de la página de inicio muestra al menos 3 productos destacados.
• Los productos mostrados en la página de inicio se corresponden con las categorías de productos de la tienda.
• Los productos mostrados en la página de inicio tienen precios actualizados y en línea con la base de datos de la tienda.

La Definition of Done es un compromiso valioso que afecta directamente la entrega de valor y que que busca una mayor transparencia y predictibilidad. A pesar de que su implementación puede presentar algunos desafíos, los beneficios a largo plazo son enormes.

Al definir claramente lo que se espera de cada elemento del Product Backlog, se fomenta una cultura de colaboración y mejora continua dentro del equipo. La DoD permite que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara y compartida de lo que significa "Terminado", lo que ayuda a reducir la confusión y el malentendido. Además, al involucrar a los interesados y definir criterios de aceptación específicos, se asegura que el trabajo entregado cumpla con las expectativas y necesidades del cliente.

No tengas miedo de experimentar y aprender en el proceso de definir y refinar tu DoD. La Definition of Done no es un listado estático, sino un acuerdo vivo que evoluciona con el tiempo y los cambios en la evolución del producto. A través del diálogo y la colaboración, tu equipo Scrum puede adaptar la DoD a las necesidades específicas de su contexto.

Recuerda, la Definition of Done es un compromiso para alcanzar la excelencia en tu trabajo, no un obstáculo que te limite. Al implementar la DoD con una actitud abierta y positiva, puedes lograr incrementos de alta calidad, aumentar la satisfacción del cliente y crear un equipo Scrum fuerte y profesional. ¡Anímate a utilizar la Definition of Done y a desafiar a tu equipo a superar sus límites!